Waarom het belangrijk is om je contracten goed te beheren

Bij organisaties en veel bedrijven lopen er soms wel honderden contracten. Daardoor is het soms heel lastig om hier een goed geordend systeem in te vinden. Het is echter wel enorm belangrijk om je contracten goed te beheren, omdat er anders een kans is dat je sommige niet meer terug kunt vinden.

Er zijn daarom meerdere redenen om je contracten goed te beheren. Wat deze redenen zijn en hoe je je contracten het beste kunt beheren, lees je hier.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer, ook wel de contractadministratie genoemd, houdt zich bezig met alle activiteiten die te maken hebben met de lopende contracten. Denk hierbij aan belangrijke deadlines en de opvolging van het naleven van afspraken en voorwaarden.

Door je contracten goed te beheren kun je grote fouten vermijden. Als je je contracten niet goed beheert, kan het bijvoorbeeld gebeuren dat er een evaluerende afspraak wordt overgeslagen. Dit kan een hoop consequenties hebben voor je bedrijf, waardoor het belangrijk is om je contracten goed georganiseerd te hebben.

Welke zaken moet je regelen voor je contractbeheer

Er zijn een aantal belangrijke zaken die je op orde moet hebben om je contracten goed te beheren. Met onderstaande tips heb je je contractbeheer een stuk sneller op orde:

• Zet alle contracten op in een contract bibliotheek, waar belangrijke data en afspraken in vermeld staan. Dit kan zowel fysiek of digitaal.
• Zorg voor een goede contractplanning door het jaar heen
• Zorg ervoor dat ten alle tijden de meest actuele versie van het contract beschikbaar is om onenigheden te voorkomen
• Beoordeel aan het eind van de periode of er sprake is van een contractverlenging
• Analyseer en evalueer je contracten niet alleen bij het aflopen, maar ook bij lopende contracten.

Digitaal je contractbeheer regelen

Tegenwoordig is het mogelijk om een hele hoop zaken van je bedrijf te digitaliseren. Hierdoor is de kans kleiner dat belangrijke informatie kwijt raakt en daarnaast heeft het nog een aantal belangrijke voordelen.

In een digitale registratie is het namelijk een stuk gemakkelijker om contracten snel terug te vinden. Ook kun je herinneringen krijgen als een contract bijna afloopt of als er een belangrijke afspraak op de planning staat. Kijk naar de mogelijkheden van www.afas.nl voor contractbeheer waar je handige software vindt om je contractbeheer te regelen. Daarnaast kun je in hetzelfde systeem nog een stuk meer zaken vastleggen, zoals de financiële administratie.