Voorkom handmatige acties en ga meer digitaliseren

Handmatige acties zijn we gewend, maar dit kan erg onhandig zijn. Er kunnen zich tijdens registraties of werkprocessen veel menselijke foutjes voordoen, denk aan een rekenfout of dat iets verkeerd wordt overgenomen. En dat is onoverkomelijk natuurlijk, maar niet erg handig voor het bedrijf. Door digitalisering gaat de productiviteit van de werknemers immers omhoog, ze kunnen zich namelijk op andere taken focussen in plaats van administratie, die ook automatisch gedaan kan worden. Daarom is het beter om handmatige acties te voorkomen en om te gaan digitaliseren, zodat deze menselijke foutjes niet meer voor kunnen komen. 

Digitalisatie van werkprocessen

Het digitaliseren van werkprocessen kan door middel van het gebruik maken van software, zoals die van Out Smart. Door het bijvoorbeeld digitaliseren van een agenda, kunnen werknemers, maar ook de werkgever altijd alle afspraken zien. Dit is vooral handig wanneer er mensen thuiswerken. Niet iedereen heeft namelijk overal toegang tot een papieren agenda en als er handmatig wijzigingen doorgevoerd moeten worden, zorgt dit voor veel gekras en gekrabbel waardoor de agenda onoverzichtelijk wordt. Dit is bijvoorbeeld ook zo bij de boekhouding. Wanneer dingen handmatig doorgevoerd moeten worden kunnen zich fouten voordoen, wat niet erg voordelig is voor de administratie en het rechtzetten ervan kan veel tijd in beslag nemen. Door digitalisatie gebeurt dit alles automatisch en worden dit soort fouten voorkomen. 

Digitale planning

Net als de agenda is het digitaliseren van een planning zeer efficiënt voor de werkprocessen, bijvoorbeeld door middel van een digitaal planbord. Taken kunnen sneller doorgevoerd en gecommuniceerd worden, dan wanneer dit schriftelijk of verbaal gecommuniceerd wordt. Door alles door te voeren in een software weet iedereen waar ze aan toe zijn en worden miscommunicaties door handmatige acties voorkomen. Daarnaast zorgt een digitaal planbord voor visualisatie, wanneer werknemers een helder overzicht voor zich zien geeft dit meer rust.