Een efficiënte projectplanning maken doe je zo!

Projectmanagement: het constant op de hoogte blijven van de actuele status van een project, waarbij je het projectdoel hoopt te behalen met lage overheadkosten. In veel organisaties wordt hier gebruik van gemaakt. Maar vaak wijkt het resultaat van een project af van dat wat van tevoren gepland was. Soms wordt een project zelfs vroegtijdig gestopt. Projectmanagement vereist dan ook een aantal noodzakelijke stappen, waaronder een efficiënte projectplanning. Wij leggen je uit hoe je een efficiënte projectplanning maakt.

De eerste noodzakelijke stappen van een efficiënte projectplanning

De eerste twee belangrijke stappen van goed projectmanagement zijn de initiatiefase en de definitiefase voor de projectplanning. In de eerste stap wordt het idee voor een project opgedaan. Hierna wordt er getest en bepaald of dat project ook daadwerkelijk van toegevoegde waarde is voor het bedrijf en of het te realiseren is. In de definitiefase wordt er een concreet plan opgesteld met daarin de uit te voeren werkzaamheden, de prioriteiten en een berekening van het budget. Daarna volgt de projectplanning.

Project management software

Met business software zoals project management software kun je projecten stroomlijnen. Een voorbeeld is ionBIZ alles-in-één project management software. Deze is specifiek gericht op het beheren van projecten binnen de ICT, engineering en consultancy. Deze software is een online project management tool waarmee managers en teams eenvoudige (consultancy) en complexe (engineerings-) projecten kunnen beheren en waarbij ze tijdens iedere stap volledige controle hebben. Dankzij de handige features van deze smart software kunnen hoofd- en deeltaken worden verdeeld, budgetten worden gecontroleerd, resources worden gemanaged en bereikte doelen worden geëvalueerd. En dat alles binnen een handomdraai. En handbereik, want de project management software van ionBIZ kent ook een app-variant. Zo hebben managers en teams zelfs onderweg toegang tot deze project management tool.

Handige features voor projectmanagement

Wij benoemden het net al even, deze project management software beschikt over handige features. Voorbeelden hiervan zijn de fixed-price, time en material features. Ongeacht welke prijsafspraken er zijn afgesloten met een klant, zijn deze allemaal te beheren in een van de modules van de project management tool. Zo kun je met behulp van budgetanalyses voldoende anticiperen en kun je opdrachten dankzij facturatieschema’s tijdig factureren. Ook het optimaal inzetten van de juiste resources en middelen op het juiste moment voor een bepaalde opdracht, behoort tot de mogelijkheden. Kortom, alle onderdelen van een project worden inzichtelijk gemaakt. Zo ben je altijd op de hoogte van de project- en doelstatus en kun je veel uit je projecten halen.

De laatste belangrijke stap van goede projectmanagement is de projectafsluiting. Hierbij worden de successen uitgelicht en verbeterpunten worden toegelicht voor toekomstige projecten. Door project management software te gebruiken, schatten wij in dat het aantal successen voor jouw bedrijf zeker hoger ligt dan het aantal verbeterpunten.